How to Chief of Staff: Rollenprofil, Hiring, Meeting Rhythmus - wie Parloa Gründer und CEO Malte Kosub mit seinem Chief of Staff arbeitet

00:00:00: Die Rolle des Chief of Staff ist wohl die, die am häufigsten missverstanden wird heutzutage weil der Begriff schon fast universell verwendet wird.

00:00:10: Wenn ich mich umgucke dann sehe ich heute das viele Gründer chief of staff ausschreiben und quasi nen Founders Associate suchen.

00:00:21: Aber was isst ein Chief Of Staff eigentlich?

00:00:23: Ein Chief of staff ist eine Person die zwischen dem Gründermanagement Team und dem Rest der Organisation hin und her springt Und hier die Kommunikation, aber auch die Organisation leitet im Namen des Gründers.

00:00:39: Also die engste Person der engste Vertraute des Grunders und häufig wird das heutzutage so ein bisschen junioriger angesetzt.

00:00:50: Denn eigentlich wenn man sich das mal anguckt wer G-Fofs Darfrollen besetzt war dass die letzten Jahre so Dass es immer junioriger wurde.

00:00:59: Eigentlich aber hast du eine sehr seniorige Zielgruppe an Chief of Staff, die dann halt... das ist so ein bisschen wie Vorstandsassistent.

00:01:10: Das vielleicht... Chief Of Staff ist wahrscheinlich das neue modische Rewort dafür und wenn man sich anguckt wer im Vorstandbüro gearbeitet hat bei großen Mittelschädlern und Konzernen was daraus entstanden ist, dann waren es oft Leute die das Ziel hatten vielleicht auch irgendwann eine Führungsposition zu übernehmen.

00:01:26: teilweise wurden diese Personen sogar später Geschäftsführer oder Geschäfts-Führerin einer Firma.

00:01:33: Und ich habe mit Malte Kozub dem Gründer von Paloa drüber gesprochen, wie er seinen Chief of Staff geired hat und was er sagen würde... ...was der beste Rhythmus ist?

00:01:44: Oder der Rhythmum, der für die beiden zumindest gerade funktioniert?

00:01:48: Und aber auch welche Qualitäten guter Chief Of Staff mitbringt so dass du dir Gedanken machen kannst suche ich grade einen Chief of staff oder suche eine juniorige Rolle und dann auch sagen kann es okay wunach suche Ich eigentlich ein Beispiel-Profil hast, um von dort aus tatsächlich auch erfolgreich einen Chief of Staff einstellen und ab to Speed bringen zu können.

00:02:08: Deswegen hier in Ausstatt, aus dem Gespräch mit Malte Kossup das volle Interview findest du den schon uns verlinkt was macht einen guten Chief Of Staff aus?

00:02:18: Du hast Unicorn Bakery.

00:02:18: mein Name ist Fabian Tausch.

00:02:20: viel Spaß!

00:02:21: Mit der Episode.

00:02:23: Wenn du zwanzig Leute hast hat eine Person wahrscheinlich fünf Jobs passiert je weiter du kommst.

00:02:30: Wir nennen es immer give away your Legos, da gibt's einen sehr spannenden Medium Artikel zu das du eigentlich am Anfang hast.

00:02:37: du zehn Legosteine und die mehr Leute dazukommen musst du dann abgeben.

00:02:41: Das heißt deine Rolle wird kleiner weil du halt weitere Leute dazu holst Und in diesem Prozess musst du halt immer wieder diese Erwartungshaltung und die Verantwortlichkeiten messerscharf kommunizieren damit jeder weiß Was wird meine Rolle und was ist meine Verantwortlichkeit, damit du die Leute auch accountable halten kannst?

00:03:00: Und dadurch dass das dann irgendwie auch wieder alle drei bis sechs Monate ändern musst du damit sehr klar sein.

00:03:05: Und dich damit beschäftigen, damit jeder weiß woran er ist.

00:03:08: Alle drei bis six Monate musst du auf alle Dinge drauf gucken und sagen, gibt das alles noch in die richtige Richtung.

00:03:16: Es ist klar genug kommuniziert aber wenn du das gut machst ich glaube dann kannst du diesen Wachstumsweg gut weiter.

00:03:25: weiterverfolgen.

00:03:26: Mit steigender Komplexität der Organisationen steigen auch die Themen, in denen du dich involvieren könntest.

00:03:32: also ich bin mir sicher du könntest vierundzwanzig Stunden am Stück arbeiten und nicht schlafen und trotzdem nicht alles fertig bekommen?

00:03:38: Ja!

00:03:39: Das heißt gibt dir zwei Fragen wie eine ist, wie priorisierst Du?

00:03:41: Die andere ist aber welches Support-System schaffst du rund um Dich?

00:03:45: Um auch sagen zu können hey das ist ne Aufgabe da möchte ich nah dran sein Aber die delegiere ich jetzt an jemandem Und mit der Person stelle ich ihn direkt mal austauschen.

00:03:54: Ich glaube, das ist essentiell so ein Support System zu bauen.

00:04:01: Ein Beispiel ist Marco Malchivow-Staff und in denen wüsste ich gar nicht mehr wie ich den Alltag mit den vielen Themen handeln könnte weil im Grunde musst du dir glaube ich einen Team bauen dem du hundertfünfzig Prozent vertraust und dass auch proaktiv für dich anfängt Probleme zu lösen und Teuse kommen Leute halt dann zum Marco.

00:04:28: Und das kommt gar nicht mehr zu mir, und Marco surf ist nur die Themen, die relevant sind.

00:04:35: oder wir haben ein Thema wo ich Marco irgendwie einmal klarer Wartungshaltung setze und sage hey kannst du das übernehmen?

00:04:46: Dann versuchte er es zu löse und ich glaube einen Team um sich herumzubauen das... Themen abnehmen kann und zwar end to end, nicht die letzten dreißig Prozent sondern wirklich end-to-end ein Thema treiben.

00:05:08: Und ich glaube es ist essenziell wichtig.

00:05:13: was da Barbara glaube ich auch wichtig ist dass du jetzt in der Rolle des CEOs sehr offen ehrlich bist und den Kontext diesem Team gibst weil wenn der Kontext fehlt Kann das auch nicht richtig funktionieren?

00:05:28: Dann kann diese Person oder das Team dich... ...nicht wirklich vertreten.

00:05:33: Also, diese Personen in dem Team auszuwählen ist sicherlich sehr anspruchsvoll und du musst sehr viel Zeit mit den Leuten dann verbringen.

00:05:45: aber wenn es funktioniert, kannst du dich halt ein Stück weit copy-pasten und schaffst halt viel mehr.

00:05:53: Wann hast du die erste Support Funktion für dich selber geschaffen?

00:05:56: Ehrlich gesagt die ganze zeit weil ich habe.

00:05:59: am anfang hab ich operations gemacht finanz gemacht, people gemacht, sales gemacht, marketing gemacht.

00:06:06: also bis wir zwölf und dreizehn leute waren war ich die einzige commercial personen, sonst waren wir nur product and engineering und customer success.

00:06:14: aber alles andere habe ich gemacht.

00:06:16: das heißt eigentlich sobald ich da eigentlich Dinge abgegeben habe, habe ich mir supportfunktion gebaut.

00:06:22: wenn man jetzt in der klassischen irgendwie Chief of Staff, Founders Associates da reinguckt.

00:06:31: Dann war das vor anderthalb Jahren glaube ich.

00:06:35: Wenn wir uns heute das malte COSUB CEO Office in Anführungszeichen angucken ist dass In Anführung sein nur der chief of staff sind mehrere Leute involviert.

00:06:43: wie sieht es heute aus?

00:06:44: Ja chief of stuff eine Executive Assistant, weil mein Terminkalender sieht so ein bisschen aus wie Tetris und weil ich hatte viel hinterher Reise.

00:06:59: Marco hat am Anfang tatsächlich auch das ganze Scheduling usw.

00:07:02: gemacht als Chief of Staff und das hat irgendwann so viel Zeit eingenommen dass wir G-Namen das das ganz Sinn macht.

00:07:10: und zuhitzig haben wir noch im Axel.

00:07:13: Axel ist ein sehr enger Freund mit dem schon gegründet habe, seit zehn Jahren Samarbeite und erst jemand der mich sehr gut versteht war.

00:07:26: Wir das natürlich schon sehr lange machen.

00:07:28: und dann bei ... sehr kreativen Themen die was ja Branding getrieben sind.

00:07:39: und Branding ist halt nicht nur irgendwie wie sieht man das Design der Marke aus sondern es eigentlich das Erlebnis der Firma im gesamten Life-Circle also.

00:07:52: Was ist die Brand und das Erlebnis, dass ich verspüre wenn ich mich bewerbe?

00:07:57: Wenn nicht ge onboardet werde, wenn ich als Kunde konvertiere... ...wenn ich auf die Homepage gehe, wenn Ich die erste Demo habe.

00:08:05: Also es ist ein sehr anspruchsvolles und ganzheitliches, wie sieht das Office aus?

00:08:13: Er ist am Grunde derjenige, der immer wieder in diese Themen reinguckt.

00:08:19: Da ist er mich sehr gut kennt und mir da supportet.

00:08:25: Was macht einen guten Chief of Staff aus?

00:08:27: Ein guter Chief of staff versteht erst mal, muss es dich als Gründer oder CEO verstehen und verstehen was dir wichtig ist.

00:08:47: Und so, ich glaube das Nummer eins, Nummer zwei muss ein guter Typster sehr proaktiv sein und nicht passivaten bis irgendwie etwas an einen Typster feiern getragen wird sondern eigentlich muss die Person sehr aktiv sein.

00:09:08: Ich glaub sie muss offen sein Die Geschwindigkeit und auch die Arbeitslast mitzugehen, weil am Ende ist das halt ein sehr anspruchsvoller Job.

00:09:18: Weil du halt mit einem Gründer zusammenarbeitest und die Arbeitszeit ist da als Anspruchsfreund.

00:09:26: Ich glaube, du brauchst eine hohe Auffassungsgabe, weil du ... mit vielleicht nicht wahnsinnig viel Erfahrung sehr ansprechbare Themen direkt irgendwie auf den Tisch bekommst und dann mit Investoren direkt sprechen muss, und irgendwie auch wichtige strategische Themen diskutieren.

00:09:50: Und vorantreiben musst.

00:09:54: Ich glaube du musst offen sein, auch mal Dinge zu machen die jetzt nicht so viel Spaß meinen, nicht so strategisch sind sondern einfach irgendwie gemacht werden müssen.

00:10:05: Ich glaub du musst hungrig sein, zu lernen... ...und zu wachsen.

00:10:13: Und du solltest sehr strukturiert sein!

00:10:17: Das sind mal ein paar Gedanken gar nicht so strukturiert, aber ich glaube ein ganz, ganz wichtiger Job.

00:10:23: Und ich glaube auch ein toller Job um zu wachsen.

00:10:28: und ich sage mir das ist so der... das was du in einem MBA in zwei Jahren lernst.

00:10:36: Lernst wahrscheinlich als Chief of Staff im Hyper Growth Unternehmen mit zwei Monaten.

00:10:42: Wie juniorig oder seniorig hast du die Rolle definiert?

00:10:49: In der Art und Weise, was bei uns in der Rolle gemacht wird schon relativ seniorisch.

00:10:55: Es sind schon sehr viele verantwortungsvolle Themen, die da getrieben werden.

00:10:59: Also es ist jetzt nicht nur sich die junior-Rolle, die jetzt nur ganz kleine Themen vorantreibt, sondern es ist schon eine sehr anspruchsvolle Rolle, würde ich sagen.

00:11:12: Unterscheidet sich also stark von dem Founder's Association zum

00:11:14: Beispiel?

00:11:15: Ja!

00:11:17: Das ist natürlich immer Definitionen... Ich glaube, Founders Association Du kommst vielleicht direkt aus dem Studium.

00:11:23: Und auch da kannst du natürlich, wenn du gut bist, kannst du schnell auch die sehr strategischen Themen begleiten bei uns mittlerweile aber schon so dass es sehr sehr strategisch ist und das kommt dann auf die Person an.

00:11:42: Gibt es entweder schon erfahren genug oder diese Herausforderung annimmt?

00:11:52: Du hast das vorhin kurz angesprochen, aber was würdest du sagen wenn ich jetzt heute einen Chief of Staff einstelle?

00:11:57: Was muss ich als Gründer für den Rahmen und eine Umgebung schaffen.

00:12:02: Dass die Person selbst wenn sie alle Qualitäten hat, die du gerade besprochen hast auch wirklich... ...die Rolle ausfüllen kann und das funktionieren kann in der Zusammenarbeitung.

00:12:16: Das eines dieser Kontext setze mich mit Marco jeden Tag hin.

00:12:20: Jeden Tag kann man eine halbe Stunde Meeting Gehen.

00:12:24: Du hast quasi Stand-up morgens?

00:12:26: Meinst du, abends?

00:12:27: Ja, fair, fair!

00:12:28: Das kann auch mal um zwölf Uhr Nacht sein.

00:12:30: Also das ist einmal am Tag.

00:12:32: machen wir das und gestern war es wieder um dreiundzwanzig Uhr.

00:12:36: Es kann man morgen sein.

00:12:37: Es ist irgendwann am Tag, ist es... Und Marc kennt alle E-Mails, also er zog auf alle Eemails.

00:12:45: Wir haben einen runden Assana Board und wenn irgendwelche Themen sind, dann haben wir jeden Tag echt zehn Themen Gehen wir alle, alle Themen durch.

00:12:55: Das heißt täglich um auch den gesamten Kontext.

00:13:03: also eigentlich hat der den gesamnten Kontext von allen Investoren Gesprächen, von allen People-Gesprächen und von allen Opportunities.

00:13:09: Also Bruno hatte ja die gleichen Kontext, die ich auch habe.

00:13:13: Ich glaube das ist irgendwie die erste Basis, die du schaffen musst damit dein Chief of Staff in meiner Erfahrung bestmöglich beformen kann.

00:13:22: Zweite ist es Weil man das verschlecht die Person, mit der man am engsten zusammenarbeitet.

00:13:31: Ich sag mal wenn du keine Lust hast auf das Gespräch, auf den Termin dann ist wahrscheinlich nicht die richtige Person.

00:13:38: also es muss glaube ich auch einfach matchen weil es halt so intensiv ist.

00:13:43: Wenn man jetzt im Recruiting-Prozess ist musst du halt schon das Gefühl haben okay ich hab Bock darauf und nicht so.

00:13:50: ja dass ein tolles ein toller Lebenslauf und irgendwie ist die Person smart.

00:13:54: Aber ich habe mich keinen Bock, jeden Tag da eine halbe Stunde durch die Themen zu gehen.

00:14:01: Und ich glaube das dritte ist wenn du den Kontext gegeben hast und ne Person hast mit der du gut zusammenarbeiten kannst dann musst du... ...des Vertrauen dieser Person schenken und die Person halt auch in eine Situation im Unternehmen bringen wo sie Entscheidungen treffen kann, wo sie Projekte treiben kann und wo sie auch von anderen so wahrgenommen wird, dass das jetzt im Grunde für dich als Gründern CEO ist diese Person in diesem Meeting und trifft die Entscheidung und traht Themen voran.

00:14:36: Und wenn dieser Person in ein Meeting geht und sagt, das brauchen wir jetzt oder das ist wichtig, dass es auch so wahr genommen wird.

00:14:46: Wenn die Themen gegeben sind dann kann ich jedem empfehlen, dass da eine Rolle ist, ... als Führungskraft sehr viel besser macht.

00:14:58: Was würdest du sagen, wie lange hat es gebraucht?

00:15:00: Marco, ab zu Speed zu bekommen?

00:15:02: Es ging ziemlich schnell!

00:15:03: Bin ich sehr dankbar drüber.

00:15:05: So ein paar Wochen genauer.

00:15:06: Ist das natürlich jetzt noch mal ganz anders... also am Anfang völlig klar weil du hast mehr Kontext.

00:15:12: Wenn ihr jetzt M emails vorschreibt dann treffen die halt auch genau den Punkt oder was irgendwie wichtig ist und Genau.

00:15:23: Und mal schreibt der E-Mails vor, weil er weiß ich bin die ganze Zeit in Meetings und dann macht es Sinn... ...mal weiß ich das eher super viel zu tun oder ich schreibe die ganzen E-mails.

00:15:33: Das ist mein Leben eingespielt!